对于大公司来说，做电子化，是当今的发展趋势，从订单的自动化到运输的无人机，无处不在，他们有能力去做大的变革，但对于小微企业来说（大公司虽然不缺钱，但下面的做法可以对现有系统做出补充），这些基本属于天方夜谭，小微企业完全没有能力和多余的金钱去投入做这样的变革，但是如果不做，不久的将来或许只能被吞并或者破产。

最近，在跟某公司的管理人员攀谈的时候，他们聊起自己公司的状况：公司目前有两种供货模式：直供全市大小超市和便利店；直接销售最终客户。

直接销售部分：根据相关客户的需求，由销售提供给公司专门的制单人汇总，并提交相关的采购文件给供应商，再根据供应商确认的数量分配给不同的客户。由于工作量的问题，只能每周汇总一次。

所有的操作查库存完全靠人工，需求以excel的方式发送，供应商确认的数量不足时，需要召集所有销售开会决定，订单会重复订购，仓库收发货完全以excel来控制，库存管理混乱，发货时间长，消息滞后，造成客户流失。因为各种原因，公司无法接收更多定单，无法在现有的人员结构和数量下扩大业务，人员成本较高，如果通过增加人员来扩大业务，会造成单位成本增加，这也是一直困扰总经理的一个两难的问题。

另外，由于利润低微，只够生存，公司没有多余的预算去购买软件，去优化库存订单管理，同时，由于员工每天来回确认的工作量巨大，出错的概率非常高，也造成的成本的上升。

为了改变现状，又不想投入金钱，公司让新进的FY员工去自学开发一套Access满足目前公司的需要。员工FY有一定的IT背景，但对公司的运作和物流的流程并不熟悉，他列出了以下表结构，试图开发一套简单的订单处理系统。

1.只有考虑了理想情况，实际会有很多变化，比如分批发货，修改订单等等，表结构完全没有涵盖住。

2.没有考虑后续的发展和功能的扩展，表关系和结构复杂。

对整个流程的只是一味的迎合没有考虑去除不合理的部分将不会改变困境，改变先要从规范流程，去除多余和容易造成错误的不合理的步骤开始，再考虑整个数据流该如果改进，最后才能写出需求文档做出表结构。

1.主数据

公司没有统一管理客户数据，销售数据，供应商管理，物料数据，每次都需要相关人员手工录入，工作量巨大，手工输入错误量大，无法保证每次的数据是完全一致，造成部分物料下单重复，客户信息发货地址等错误。

2.销售订单

目前的流程基本就是靠销售提供的基于excel的销售订单，格式不固定，订单数据信息缺失和错误严重，订单常常会重复订购。没有订单确认，只能根据库存实际数量，每周商讨哪些单子先发哪些靠后，通常需要老板亲自决策每周的发货数量。

由于收发货信息严重滞后，造成实际发货跟预估发货偏离。

3.采购订单

采购数据理论上是根据库存盒销售订单的数量决定，但实际上，由于信息滞后，采购订单往往不能体现真实需求，同一个产品可以向不同的供应商采购，采购员通常根据感觉下订单，不考虑每个供应商给的订单额度，优惠，成本等。

4.发货和收货

1.发现现有流程中造成信息流不畅通的点，找出大量问题的所在。比如说主数据的问题，会造成订单输入的工作量大，错误百出，统一的主数据是所有的关键。

主数据是正确订单库存控制的基石，整理和建立完整和唯一的主数据是必要的前提。

根据目前情况，需要整理的主数据，主要有，客户主数据，员工信息，供应商信息，物料信息，发货地址管理。

主数据只能少数几个人可以修改，我们把这部分数据用access的表记录，并保证数据的唯一性和准确性，保存在公司的网盘上。销售的订单依然是excel，但连接这些主数据，所有订单信息可以通过excel的公式去调用主数据，销售输入信息的时候，只需要选物料的号码，客户号，输入数量和发货地址等，输入量减少，数据准确性提高（并可以实现单机操作）。

2. 保证订单信息的唯一性和数据流的顺畅。

对于订单，通过excel自动编号，销售不需要回到公司，只需要有订单的时候把相关订单的excel通过email的方式发送到指定的公司邮箱，统一由Access或者excel的VBA宏去读取下载和备份这些原始订单，如果有订单重复，可以及时的发现。

采购订单下单根据不同供应商的采购条件和价格，根据事先预想好的采购方案，比如说，时间优先，还是价格优先。如果是价格优先，需要考虑批量下单的优惠条件，生成采购定单。

收集所有供应商的回复统一更新销售订单的交付日期。需要考虑，重复确认和订单数据的变更等情况。

3.收发货

建立中间状态，一旦确认销售订单需要发货，这部分库存数量将要被锁定，直到订单发货，这部分库存将被减除，同理对于采购订单的收货，当收货完成，数量才会增加。但由于用的是access或者excel，这部分操作，需要分两步，一是移库，二是确认。只有当确认完成，库存才会真正删减。

当新流程确立，需要对新的流程进行可视化操作，画出具体的逻辑图，并将其根植到Access或者excel中。

从整个订单流来看，基本逻辑跟ERP的订单操作流类似，只是我们可以把这部分操作简化到excel或者access中。部分实现自动，如果公司可以利用APP或者投票软件等，可以部分实现手机下单，更能体现实时的要求。

我们的IT解决方案是，我们将所有的数据存储在Access中，通过Access的查询和VBA，实现数据的唯一和及时更新。用excel连接Access的方式读取主数据，锁定excel字段，只允许修改部分字段实现订单，数据的导入导出，和收发货功能，通过access完成。

这部分改进完成后，公司不需要专门的订单处理人员，销售下单准确率提高，库存准确率提高，另外数据还有一定的可追溯性，由此带来的好处是有着长远的影响。

对于小公司来说，由于利润微薄，没有机会花很多成本去买一套MRP软件，但公司又要满足日益增长的销售，其实完全可以通过现有的office 软件来实现这一系列的流程控制和订单流控制，只要认清自己的问题所在，先从改变流程下手，在规范流程的基础上设计符合自己公司的Access或者excel软件，完全是可行的，开发不需要太多IT背景，只需要一段时间的学习和实践，这或许是小公司解决自动化的最经济的路径。

这个案例值得探讨，不用系统也能做到这么大业务，估计是日本的物流企业。